Datenverwaltung wirtschaftlich sinnvoll und gesetzeskonform

Die Anforderungen, die heute an moderne IT-Infrastrukturen gestellt werden, sind höher als je zuvor. Aus technischen Gründen und angesichts der Kostenfrage gilt es, immer mehr Funktionalität mit immer weniger Ressourcen abzubilden.

Dies gilt auch für weitere Bereiche Ihrer IT, zum Beispiel für Ihr ERP-System, das unternehmenseigene Filesystem, die Telefonanlage oder ihre Dokumentenscanner.

Zukunftssicherheit durch Standardtechnologien
Für ein langfristiges, zentrales Informati- onsmanagement ist es unerlässlich, auf Standards auf zu setzen, um die Nutzbar- keit der Daten auch nach vielen Jahren gewährleisten zu können. Ihre Daten sind geschäftskritisch und womöglich an bestimmte Applikationen gebunden, wie beispielsweise bei Ihrem Mailserver. Nehmen wir einmal an, Sie setzen heute einen Exchange Server als Mailplattform ein - wissen Sie allerdings heute bereits mit letzter Sicherheit, welchen Mailser- ver Sie in fünf Jahren einsetzen werden? Angesichts der kurzen Innovationszyklen innerhalb der IT lassen sich meist keine langfristigen Aussagen treffen.

Rechtlich auf der sicheren Seite
Im Rahmen der Herausforderung, eine zentrale Informationsverwaltung zu schaffen, müssen neben den funktionalen Aspekten immer auch die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden. Allerdings sind die Eckdaten für eine rechtssichere Archivierung nicht eindeutig aus den Gesetzestexten zu entnehmen. Die Ableitung einer konformen Aufbewahrung erfolgt im Wesentlichen aus den Gesetzen und Empfehlungen sowie weiterer Vorschriften.

Die entscheidende Frage dabei ist: Was fordert der Gesetzgeber in der Praxis wirklich von Ihnen? Derzeit werden lediglich folgende Punkte genannt: Alle gesetzlich relevanten Dokumente müssen im Originalformat, unveränderbar und unmittelbar vorgehalten werden. Darüber inaus fordert der Gesetzgeber, dass Sie diese Daten zeitnah bereitstellen müssen.